Belangrijke informatie over het project en zijn omgeving moeten vanuit de voorgaande lifecycle fasen beschikbaar zijn. Onderzoek toont aan dat veel project- of gebiedsinformatie niet of onvolledig voorhanden is en niet centraal benaderbaar is in een daarvoor bestemde database. Met BIM en GIS kan dit dus anders. Dit scenario is te voorkomen door gebruik te maken van Bouw Informatie Modellen (BIM) of het toepassen van Geografische Informatie Systemen GIS. Hierdoor gaat minder informatie verloren en is informatie beter vindbaar en uitwisselbaar.

Onderzoek
Marijn van den Berg, Bachelor student van de Universiteit Twente, deed bij Grontmij onderzoek naar de kosten die voorkomen kunnen worden in de ontwerpfase van een project, zoals de realisatie van de N23 Westfrisiaweg. Uit het onderzoek bleek dat 5 tot 6% van de totale kosten in de ontwerpfase kunnen worden bespaard. Binnen deze 5 tot 6% zijn er twee informatiesoorten waarbinnen de besparingen te behalen zijn:

• Projectspecifieke informatie, die met behulp van een BIM en een Document Management Systeem (DMS) in een informatiedossier up-to-date aan het object worden bijgehouden. Hiermee wordt vooral bespaard op veldonderzoek naar de huidige situatie.
• Omgevingsspecifieke informatie uit GIS datasets. Deze kunnen in een planfase voorafgaand aan de ontwerpfase, worden ontsloten in een GIS. Hiermee kan vooral worden bespaard op faalkosten in het ontwerpproces en op kosten aan veldonderzoek.

Voor beide informatiesoorten is in het onderzoek vervolgens een kosten-batenanalyse uitgevoerd. Uit de kosten-batenanalyse blijkt duidelijk dat beide informatiesoorten een kostenreductie kunnen opleveren. Met betrekking tot BIM is het blijvend up-to-date houden gedurende de gehele levenscyclus niet realistisch gebleken, maar blijkt een periodieke aanpak met daarbij een koppeling naar asset management software wel tot een kostenreductie te leiden. Met betrekking tot het gebruik van GIS blijken de baten ook sterk op te wegen tegen de kosten.